Che cosa impone la legge
Il D.Lgs. 81/2008 non prevede un modello unico di "registro della formazione", ma chiede di poter dimostrare ogni adempimento. Alcuni documenti sono espressamente obbligatori:
- il registro dell'addestramento, anche informatizzato (art. 37, comma 5);
- l'attestato rilasciato dal soggetto formatore a chi ha frequentato e superato la verifica finale, con i dati del partecipante, il tipo di corso, la durata e la modalità di erogazione;
- il registro presenze e il verbale della verifica finale di ogni corso, che il soggetto formatore deve conservare per almeno 10 anni secondo l'Accordo Stato-Regioni 2025;
- l'elenco nel DVR delle mansioni che richiedono capacità professionali, esperienza, formazione e addestramento specifici (art. 28).
Cosa annotare per ogni attività
- Nome, cognome e mansione del lavoratore.
- Titolo del corso e norma di riferimento (ad esempio formazione specifica rischio medio, aggiornamento preposto).
- Date, durata in ore e modalità (presenza, videoconferenza, e-learning).
- Docente o soggetto formatore.
- Esito della verifica finale e numero o riferimento dell'attestato.
- Data entro cui scade l'aggiornamento.
Quando aggiornarlo
Il registro va aggiornato subito dopo ogni corso, appena arrivano gli attestati, e ogni volta che c'è un'assunzione, un cambio di mansione o una nuova attrezzatura. Cartaceo o digitale va bene, purché sia completo e consultabile. Un foglio di calcolo con le scadenze calcolate automaticamente è spesso sufficiente per una piccola azienda.
Perché è utile durante le ispezioni
In un'ispezione di ASL o Ispettorato del lavoro la prima richiesta riguarda spesso la formazione. Un registro ordinato permette di mostrare in pochi minuti chi è formato, chi è in scadenza e chi deve ancora completare il percorso. Attenzione però: gli organi di vigilanza possono disconoscere gli attestati di corsi non conformi all'Accordo, e in quel caso la formazione si considera non fatta. Conviene quindi controllare anche la qualità dei corsi, non solo conservare i fogli.